آيين نامه مربوط به روش هاي نگهداري دفاتر و اسناد
آيين نامه مربوط به روش هاي نگهداري دفاتر و اسناد و مدارک و نحوه ثبت وقايع مالي و چگونگي تنظيم صورتهاي مالي نهائي موضوع تبصره 2 ماده 95 اصلاحي مصوب 27/11/1380 قانون مالياتهاي مستقيم
کليات:
ماده 1) مقررات اين آيين نامه شامل مؤدياني است که در موعد مقرر در قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/1366 و اصلاحيه هاي بعدي آن ترازنامه و حساب سود و زيان و يا حسب مورد حساب درآمد و هزينه و حساب سود و زيان خود را با رعايت مقررات مربوط تسليم مي نمايند.
تبصره- مؤديان در انتخاب يکي از رويه هاي حسابداري بر اساس استانداردهاي پذيرفته شده مجازند و در سالهاي بعد بايد همان رويه را اعمال نمايند. در صورتي که به جهات مشخصي تغيير رويه داده باشند مکلفند اثرات حاصل از تغيير رويه را بر صورتهاي مالي مشخص و طي يادداشتي جداگانه پيوست اظهارنامه به اداره امور مالياتي تسليم نمايند.
مشخصات دفاتر قانوني
ماده 2) دفاتر قانوني مشمول اين آيين نامه عبارتست از کليه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک يا جدا از يکديگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) که قبل از ثبت هرگونه عمليات حسابداري در آنها, دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماينده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالياتي ذيربط حسب مورد امضاء, پلمپ و ثبت گرديده و به فارسي تحرير شده باشد.
تبصره1- اشتباه در شماره گذاري صفحات و همچنين اشتباهات ناشي از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بي اعتباري دفاتر نخواهد بود.
تبصره2- نوشتن دفاتر با وسايلي که به سهولت قابل محو است (مانند گرافيت) ممنوع است.
تبصره3- ادارات امور مالياتي موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمپ شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنين فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاء شده از ناحيه خود را به اداره امور مالياتي مربوط ارسال نمايند.
ماده 3) مؤديان مشمول اين آيين نامه مکلفند براي هر سال مالي, فقط از دفاتر امضاء, پلمپ و ثبت شده ظرف يک سال قبل استفاده نمايند, مگر اينکه در اثناء سال به علت تمام شدن دفاتر نياز به دفاتر جديد باشد که در اين صورت مجاز هستند دفاتر جديد امضاء, پلمپ و ثبت نمايند و با رعايت مقررات ماده 16 اين آيين نامه ادامه عمليات مالي را در دفاتر جديد ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر مآخوذه براي استفاده در هر سال مالي, در اظهارنامه مالياتي مربوط به آن سال الزامي است.
ماده 4) دفتر روزنامه دفتري است که اشخاص حقيقي يا حقوقي کليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي خود را با رعايت اصول و موازين و استانداردهاي پذيرفته شده حسابداري و به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت نمايند.
تبصره- نگهداري دفتر روزنامه واحد براي ثبت کليه عمليات و يا دفاتر روزنامه متعدد براي هر بخش از عمليات مجاز است.
ماده 5) دفتر کل دفتري است که عمليات ثبت شده در دفتر يا دفاتر روزنامه بر حسب سرفصل يا کدگذاري حساب ها در صفحات مخصوص آن ثبت مي شود به ترتيبي که تنظيم حساب سود و زيان و ترازنامه از آن امکانپذير باشد.
ماده 6) دفتر مشترک روزنامه و کل دفتري است که داراي ستونهائي براي سرفصل حسابهاي متفاوت باشد, به طوريکه اشخاص حقيقي و حقوقي با ثبت و نگهداري دفتر مذکور بر طبق اصول و ضوابط و استانداردهاي حسابداري, بتوانند نتايج عمليات خود را از آن استخراج و حساب سود و زيان و ترازنامه تهيه نمايند.
ماده 7) دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) دفتري است که حداقل داراي ستونهائي براي درج تاريخ, شرح معاملات, درآمد, هزينه و دارائيهاي قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت گردد به طوريکه در پايان سال تعيين جمع درآمد و هزينه شغلي مؤدي و تنظيم حساب سود و زيان از آن امکانپذير باشد.
ساير دفاتر, اسناد حسابداري و مدارک حساب
ماده 8) دفتر معين دفتري است که براي تفکيک و مجزا ساختن هر يک از حسابهاي دفتر کل بر حسب مقتضيات و شرايط حساب ممکن است نگاهداري شود. کارتهاي حساب در حکم دفاتر معين است.
ماده 9) سند حسابداري فرمي است که در آن يک يا چند مورد از معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي به حساب هائي که حسب مورد بدهکار يا بستانکار گرديد, تجزيه مي شود و پس از امضاء مراجع ذيصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر مي باشد.
ماده 10) مدارک حساب عبارت از مستنداتي است که بيانگر وقوع يک يا چند فعاليت يا رويداد مالي يا محاسباتي بوده و اسناد حسابداري و اسناد حسابداري و دفاتر بر مبناي آنها تنظيم و تحرير مي گردد.
نحوه تحرير و نگهداري دفاتر قانوني
ماده 11) مؤدياني که دفتر روزنامه و کل نگهداري مي نمايند بايد کليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي و مؤديان مجاز به نگهداري دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) بايد هرگونه درآمد و هزينه و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاک خود را طبق مقررات اين آئين نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه براي نگهداري حساب ها از ماشين هاي الکترونيکي و کارتهاي حساب استفاده شود.
تبصره- اشتباهات حسابداري در صورتي که بعداً در اثناء عمليات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پايه استانداردهاي حسابداري در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود, به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد کرد.
ماده 12) مؤديان مجاز به نگهداري دفتر مشاغل مي توانند تمام يا قسمتي از درآمد و هزينه هاي مشابه روزانه را تحت يک شماره رديف در دفتر ثبت نمايند. مشروط بر اينکه در ستون شرح دفتر, نوع و تعداد آنها را قيد و اگر متکي به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نيز در در ستون مزبور درج نمايند.
در صورتيکه اقلام درآمد و هزينه و خريد و فروش دارايي هاي قابل استهلاک متکي به اسناد و مدارک باشد, مؤديان مذکور مي بايست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل, اسناد و مدارک مربوط را به ترتيب شماره رديف دفتر و به نحوي که براي رسيدگي مأموران مالياتي قابل استفاده باشد, نگاهداري نمايند.
ماده 13) در مواردي که دفاتر روزنامه و کل نگهداري مي شود, کليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي مربوط و در موارد نگهداري دفاتر مشاغل, درآمدها و هزينه ها و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاک بايد در همان روز انجام, حسب مورد در دفاتر روزنامه يا مشاغل ثبت گردد.
تبصره1- تاريخ مذکور در مدارک يا فاکتور فروش يا خريد و غيره ملاک قطعي تأخير تحرير شناخته نمي شود و هرگاه انجام و ختم اين گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار مؤسسه تابع تشريفات و طي مراحلي باشد تا موضوع آماده براي ثبت در دفتر مربوط شود, فاصله بين تاريخ فاکتور يا مدارک و روز آماده شدن براي ثبت در دفتر تأخير ثبت تلقي نخواهد شد.
تبصره2- تأخير در تحرير عمليات در صورتي که به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخيص اداره امور مالياتي و بيش از آن به تشخيص هيأت 3 نفري موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/66 و اصلاحيه هاي بعدي به قانوني بودن دفاتر خللي وارد نخواهد کرد.
تبصره3- در مواردي که دفاتر موضوع اين آئين نامه توسط مقامات قضائي يا ساير مراجع قانوني از دسترس مؤدي خارج شود و صاحب دفتر از تاريخ وقوع اين امر حداکثر ظرف سي روز دفاتر جديد امضاء, پلمپ و عمليات آن مدت را در دفاتر جديد ثبت کند, تأخير ثبت عمليات در اين مدت به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد کرد.
تبصره4- تأخير ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقي جديدالتأسيس از تاريخ ثبت شخص حقوقي و در مورد ساير اشخاص از تاريخ شروع فعاليت تا سي روز مجاز خواهد بود.
ماده 14) کليه عمليات ثبت شده در دفتر روزنامه هر ماه بايد حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.
ماده 15) مؤسساتي که داراي شعبه هستند مکلفند با توجه به روش هاي حسابداري خود خلاصه عمليات شعبه يا شعب خود را در صورتي که داراي دفاتر پلمپ شده باشند, لااقل سالي يکبار (تا قبل از بستن حساب ها) و در غير اين صورت ماه به ماه در دفاتر مرکز مؤسسه ثبت کنند.
ماده 16) امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالي مشروط بر اين که تا تاريخ امضاء و پلمپ هيچ گونه عمل مالي و پولي صورت نگرفته باشد و همچنين تأخير امضاء و پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره هاي 3 و 4 ماده 13 اين آئين نامه در مورد دفتر روزنامه يا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 اين آئين نامه در مورد دفتر کل, به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد کرد.
ماده 17) مؤدياني که از سيستم هاي الکترونيکي استفاده مي نمايند, موظفند حداقل ماهي يکبار خلاصه عمليات داده شده به ماشين هاي الکترونيکي را در دفتر روزنامه يا مشاغل حسب مورد ثبت و يا حداکثر ظرف مهلت تعيين شده در ماده 14 اين آئين نامه به دفتر کل منتقل کنند, علاوه بر اين به منظور تسهيل رسيدگي بايد آئين نامه ها يا دستورالعمل هاي کار ماشين و برنامه هاي آن و نحوه کار با نرم افزارهاي مالي مورد استفاده را در اختيار مأموران رسيدگي قرار دهند. ضمناً مؤديان مذکور مکلفند هر سه ماه يکبار خلاصه عمليات داده شده به ماشين هاي الکترونيکي را حداکثر تا 10 روز پس از پايان سه ماه به اداره امور مالياتي مربوط تسليم نمايند.
چگونگي تنظيم صورتهاي مالي نهايي
ماده 18) اشخاص حقوقي و مشمولين بند الف ماده 96 اصلاحي قانون ماليات هاي مستقيم مکلفند صورت هاي مالي نهايي خود را با رعايت آخرين استانداردهاي حسابداري اعلامي از طرف مراجع ذيصلاح تهيه و تنظيم نمايند.
تبصره- در مواردي که فرم اظهارنامه تدوين شده توسط سازمان امور مالياتي کشور که در اختيار مؤديان گذارده مي شود, حاوي فرم صورت هاي مالي نيز باشد, اشخاص موضوع اين ماده با تنظيم و تسليم اين فرم ها, ملزم به تسليم صورت هاي مالي جداگانه که خود براي مؤسسه متبوع تهيه نموده اند, نخواهند بود, ليکن مي توانند به منظور رفع ابهام احتمالي و يا ارائه اطلاعات بيشتر, علاوه بر تنظيم و تسليم اظهارنامه مزبور نسخه اي از صورت هاي مالي و ضمائم مربوط را نيز همراه اظهارنامه به اداره امور مالياتي ذيربط تسليم نمايند.
ماده 19) از اشخاص مشمول بند ((ب)) ماده 96 قانون مالياتهاي مستقيم, هر يک که در امور توليد و خريد و فروش کالا فعاليت ندارند و فعاليت آنها به طور مشخص محدود به دريافت بهاي خدمات و پرداخت هزينه ها است, بايستي صورت خلاصه درآمدها و هزينه ها را حتي المقدور و با تفکيک انواع آنها تهيه و ساير اشخاص موضوع آن بند مکلفند صورت حساب سود و زيان خود را (با ابراز موجودي ها, خريد, فروش و غيره) برابر رويه هاي متداول در امر حسابداري تنظيم نمايند.
تبصره- چنانچه فرم اظهارنامه تدوين شده توسط سازمان امور مالياتي کشور که در اختيار مؤديان گذارده مي شود, از حيث لزوم ارائه اطلاعات مذکور در اين ماده, کفايت امر را بنمايد, مؤديان مزبور ملزم به تهيه و تسليم صورتهاي جداگانه
نخواهند بود, ليکن مي توانند به منظور رفع ابهام احتمالي و يا ارائه اطلاعات بيشتر, علاوه بر اظهار نامه نسخه اي از حساب درآمد و هزينه يا حساب سود و زيان خود را نيز که به شرح فوق تنظيم نموده اند, به انضمام ساير يادداشتها و مدارک موجود همراه اظهارنامه به اداره امورمالياتي ذي ربط تسليم نمايند.
ماده 20 ) تخلف از تکاليف مقرر در اين آئين نامه در موارد زير موجب رد دفاتر مي باشد.
1- در صورتيکه دفاتر ارائه شده به نحوي از پلمپ خارج شده و يا فاقد يک يا چند برگ باشد.
2- عدم ثبت يک يا چند فعاليت مالي در دفاتر به شرط احراز
3- ثبت تمام يا قسمتي از يک فعاليت در حاشيه
4- ثبت تمام يا قسمتي از يک فعاليت بين سطور
5- تراشيدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده
6- جاي سفيد گذاشتن بيش از حد معمول در صفحات و سفيد ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده
7- بستانکار شدن حساب هاي نقدي و بانکي, مگر اين که حساب هاي بانکي با صورتحساب بانک مطابقت نمايد و يا بستانکار شدن حساب هاي بانکي يا نقدي ناشي از تقدم و تأخر ثبت حساب ها باشد که در اين صورت موجب رد دفتر نيست.
8- تأخير تحرير دفاتر روزنامه و مشاغل زايد بر حد مجاز مقرر در تبصره هاي 2 و 3 و4 ماده 13 و تأخير دفتر کل زايد بر حد مجاز مقرر در ماده 14 و تأخير تحرير زايد بر حد مقرر در ماده 17 اين آيين نامه
9- عدم ثبت عمليات شعبه يا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده 15 اين آئين نامه
10- اشتباه حساب حاصل در ثبت عمليات مؤسسه در صورتي که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 اين آئين نامه اقدام نششده باشد.
11- در صورتي که مؤديان مالياتي حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده 169 قانون مالياتهاي مستقيم استفاده ننمايند.
12- عدم ارائه آئين نامه ها يا دستورالعمل هاي کار ماشين و برنامه هاي آن و نحوه کار با نرم افزارهاي مورد استفاده و همچنين عدم تسليم خلاصه عمليات موضوع ماده 17 اين آئين نامه در مهلت مقرر در آن ماده در مورد اشخاصي که از سيستم هاي الکترونيکي استفاده مي نمايند.
13- عدم ارائه يک يا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده (ولو نانويس)
14- استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سالهاي قبل (با توجه به مقررات ماده 3 اين آئين نامه)
15- عدم تطبيق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سيستم هاي الکترونيکي در مورد اشخاصي که از سيستم هاي مذکور استفاده مي نمايند.
16- ثبت هزينه ها و درآمدها و هر نوع اعمال و اقلام مالي غير واقع در دفاتر به شرط احراز (توضيح آنکه ثبت هزينه هائي که وقوع آن محقق بوده اما به دلايل خاص قانوني قابل قبول از حيث مالياتي نيست و برگشت داده مي شود, به منزله ثبت هزينه هاي غير واقع تلقي نمي شود.)
تبصره- در مورد بند 6 اين ماده چنانچه سفيد ماندن جهت ثبت تراز افتتاحي باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنين سفيد ماندن ذيل صفحات دفتر در آخر هر روز يا هر هفته يا هر ماه به شرطي که اسناد داراي شماره رديف بوده و قسمت سفيد ماندهبا خط بسته شود, به اعتبار دفتر خللي وارد نمي آورد.
ماده 21) هيأت سه نفري حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالياتهاي مستقيم, در مواردي که با توجه به دلايل توجيهي مؤدي و نحوه تحرير دفاتر و رعايت استانداردهاي حسابداري و درجه اهميت ايرادات مطروحه از سوي اداره امور مالياتي و رعايت واقعيت امر, احراز نمايند که ايرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللي وارد نمي نمايد, مي توانند نظر خود را مبني بر قبولي دفاتر و اسناد و مدارک اعلام نمايند.
اين آئين نامه در اجراي تبصره(2) ماده 95 قانون ماليات هاي مستقيم مصوب 27/11/1380 به پيشنهاد شماره 384/29-211 تاريخ 10/1/82 سازمان امور مالياتي کشور در پنج فصل و بيست و يک ماده و دوازده تبصره در تاريخ 10/1/82 به تصويب وزير امور اقتصادي و دارائي رسيد و مقررات آن از اول فروردين سال 82 لازم الاجرا بوده و نسبت به اشخاص حقوقي که سال مالي آنها با سال شمسي منطبق نباشد, در مورد سال مالي که از 1/1/82 به بعد آغاز مي گردد جاري بوده و نسبت به سال مالي قبل از آن مفاد آئين نامه قبلي مجري مي باشد.